1 Recuerda que Pasas de un proceso físico a uno digital
Diagramar los mismos procesos y pasos que se han venido realizando en la facturación física, para que así organizarlos en un ambiente digital sea más sencillo. En el portal de la DIAN, se podrán consultar los documentos electrónicos.
2- Capacitación para los empleados de las empresas
Para que el proceso se cumpla adecuadamente, Medisoft brinda capacitaciones de la plataforma FAELECTRONICA en las que se da a conocer el nuevo sistema de facturación electrónica para las empresas , y de igual manera el procesos de facturación. El no hacerlo puede dar paso a errores que más adelante pueden complicarle la emisión y cobro de las facturas.
3. Asegúrate de que la solución que elegiste funcione para tu empresa.
Luego de haber tomado una decisión entre las opciones para adaptar la empresa a la facturación electrónica, es importante hacer pruebas preliminares. De esta forma evaluarás si el servicio que elegiste funciona para tu empresa. Asimismo, asegurar la adaptación del sistema para hacer llegar las e-facturas con la forma y el formato electrónico que requiere la DIAN.
4.Cuenta con un certificado de firma digital
De acuerdo con la Resolución 000030 del 29 de abril, todas las facturas electrónicas deben tener una firma digital vigente, esto con el fin de tener un control de seguridad y autenticidad sobre todas las facturas que se expidan. Para aplicar la firma o certificado digital a la factura electrónica se debe contar con un software de facturación que se encargue de generar todas las facturas con este requisito.
5. Mira el precio, pero también las opciones de servicio.
No todo es factura electrónica, también existen otras herramientas que ayuda a la eficiencia de la empresa y a hacer más rápido todos los trámites con otras empresas. Hay proveedores que ayudan a la capacitación de los trabajadores y facilitan la implementación de la facturación electrónica
6. Ten siempre a la mano la información necesaria de tus clientes
Para no cometer errores, lleva un registro organizado de tus adquirientes, los apellidos y nombre o razón social direcciones , el Número Identificación Tributaria del proveedor (NIT o documento de extranjería), el NIT y firma del adquirente, la descripción del bien o servicio y el Valor total de la operación. teléfonos, emails de donde se deben enviar las facturas. Eso evitará tener que volver a elaborar los documentos por un error y retrasos en el proceso de facturación.
7. Reduce Costos
Comparado con la factura tradicional, la electrónica permite un ahorro estimado del 67 %, ya que se reducen los costos en la manipulación de papel, el recuerdo de los pagos, la gestión de la tesorería, el archivo de los documentos ,mensajería, administración y resguardo entre otras
8. No olvides estar asesorado y si tienes dudas pregunta
La facturación electrónica se encuentra en constante cambio, surgen nuevas normativas, cambian las que ya estaban establecidas, y en algunos casos podemos perdernos entre tanta información. Le aconsejamos elegir un sistema de facturación que le ofrezca un buen servicio al cliente y asesoría de manera que pueda resolver cualquier duda de forma rápida y sencilla. FaElectronica le ofrece atención personalizada a través de nuestro portal o nuestras redes sociales. No dude en contactarnos si tiene alguna pregunta siempre estamos atentos a responderle.
9. Envíe la factura a la persona indicada
Enviar una factura a la persona equivocada puede demorar el pago en 30 ó 60 días, hasta que llegue a la persona indicada. Hable directamente con el cliente y pregúntele a quién se debe enviar la factura. Si la persona que recibe la factura no es la que trata habitualmente con usted, llámele por teléfono para presentarse antes de enviar la factura. Si envía la factura al departamento contable del cliente, envíe copia también a tu cliente y haga un seguimiento con una llamada telefónica, asegúrese de ingresar la información correcta; Falectronica le permite agregar varios correos electrónicos y direcciones con el fin que su factura llegue segura a su adquiriente (cliente) y queda automática grabada la información.
10. La numeración de la factura se encuentre dentro de rango autorizado por la DIAN
Faelectronica Cuenta con la opción de remuneración de su factura, la cual le permite conservar y llevar el orden del consecutivo de la factura que esta dentro del rango autorizado por la DIAN y a la vez su respectiva fecha, con el fin que quede correctamente validad la factura y no presente devoluciones por error en la fecha y consecutivo.
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