PREGUNTAS FRECUENTES DE LA FACTURACION ELECTRONICA
¿Qué debo hacer para empezar a facturar?
Lo primero que una empresa debe hacer para facturar electrónicamente es contar con el proveedor tecnológico ideal para la elaboración de facturas electrónicas. Luego de elegir al proveedor tecnológico, realizaremos el proceso de habilitación como facturador electrónico ante la DIAN, ya por último solicitar la resolución de facturación electrónica.
¿Cuáles son las características de la Factura Electrónica?
- Utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
- Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
- Cumple los requisitos del Estatuto Tributario y discrimina el impuesto al consumo cuando es del caso.
- Incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.
- Incluye el Código Único de Factura Electrónica CUFE.
¿Puede una empresa no optar por expedir factura electrónica, renunciar a este esquema y volver a facturar por computador o talonario, como lo venía haciendo?
De acuerdo con el artículo 20, numeral 1 del Decreto 2242 de 2015, a partir del momento en que se notifique la resolución de habilitación para facturar electrónicamente, el obligado a facturar deberá cesar la expedición de facturas por computador y en papel; salvo en los casos de contingencia, para los que podrá utilizar la facturación en papel. Luego de habilitado para facturar electrónicamente no podrá dejar de hacerlo por éste mecanismo.
¿Qué es el proceso de habilitación de un obligado a facturar electrónicamente?
Es un proceso reglado en el artículo 10 del Decreto 2242 de 2015, consistente en el desarrollo de las actividades técnicas establecidas por la DIAN, a través de las cuales se valida que el obligado a facturar, seleccionado o postulado voluntariamente, cumple con todos los requisitos para expedir, entregar, recibir, rechazar y conservar las facturas; al igual que los demás documentos electrónicos relacionados, de acuerdo con las especificaciones fijadas por la DIAN. El proceso se realiza a través del servicio informático electrónico de factura electrónica.
¿La habilitación se realiza por una única vez o debe actualizarse en algún evento?
El proceso de habilitación deberá realizarse nuevamente en los siguientes eventos:
a) Cambio de proveedor tecnológico.
b) Cambio de la solución tecnológica.
c) Por cancelación de la autorización al proveedor tecnológico realizada por la DIAN.
¿Qué es la representación gráfica de una factura electrónica?
Es un documento que los obligados a facturar electrónicamente dispondrán para los adquirentes de sus bienes y/o servicios cuando ellos no dispongan de los medios técnicos y/o tecnológicos para poder recibir la factura en el formato estándar de generación XML. Dicha representación debe contener las características técnicas establecidas por la DIAN. Para estos casos, el obligado a facturar electrónicamente podrá disponer la representación gráfica en sitios electrónicos para la consulta del adquirente.
¿Qué se debe hacer en caso de rechazar una factura?
El adquirente electrónico podrá rechazar una factura electrónica cuando no cumpla con las condiciones establecidas en el decreto de facturación electrónica, o por la imposibilidad de leer la información, sin perjuicio del rechazo por incumplimiento de requisitos propios de la operación comercial. Debe elaborarse la correspondiente nota crédito especificando la causal de rechazo.
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